E-Procurement

aus www.iwiki.de, der freien Wissensdatenbank

Unter E-Procurement versteht man die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen unter Einsatz moderner Kommunikationstechnologien. Neue Vertriebskanäle erleichtern und optimieren dabei den Beschaffungsprozess und reduzieren die Kosten.

Nutzen

Jedes Unternehmen benötigt für die Herstellung von Waren und Dienstleistungen Rohstoffe und Materialien. Nehmen wir als Beispiel einen Autoproduzenten. Dieser benötigt für die Herstellung von Fahrzeugen: Schmierstoffe für Maschinen, Stahl und Aluminium für die Karosserie, Papier und Stifte fürs Büro. Diese werden täglich verbraucht und müssen ständig nachbestellt/neu beschafft werden. Der klassische Bestellvorgang eines Unternehmens ist hier oft sehr starr und muss erst mehrere Instanzen durchlaufen. Hierbei entstehen beachtliche Beschaffungskosten vor allem durch so genannte C-Artikel. Es sind Güter die für den Produktionsprozess nicht strategisch sind und auch nicht ins Endprodukt eingehen, wie z.B. Waren für den Bürobedarf in einem Unternehmen.

E-Procurement hilft bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses indem häufige Bestellvorgänge von bestimmten Waren vereinfacht und automatisiert werden. Spezielle Softwarelösungen wie z.B. das Shopsystem und Kommunikationswege wie das Extranet bilden hierbei die Basis.

Vorteile durch E-Procurement für das Unternehmen:

• Verringerung des Verwaltungsaufwands dadurch geringere Kosten
• Verkürzung des Bestellwegs
• Bestellung erfolgt dort, wo der Bedarf besteht (Abteilung, Gruppe, Team oder einzelner Angestellter)
• Statt vieler Einzelrechnungen nur noch eine Sammelrechnung pro Monat (geringer Verbuchungs- und Ablageaufwand)
• Automatische Verbuchung im Rechnungswesen

Technische Umsetzung

Die Vorteile des rasanten Datenaustauschs innerhalb des Unternehmens über das Netzwerk wurden früh erkannt und für neue Vertriebsmöglichkeiten über das Internet von Lieferanten adaptiert. Nahezu jedes Unternehmen ist heutzutage an das Internet angebunden aber dennoch wenige nutzen es für ihren Beschaffungsprozess. Dabei sind die Voraussetzungen geradezu optimal. Dank der Breitbandanbinung zum Internet und leistungsstarken Servern gehören lange Ladezeiten der Vergangenheit an. Der Datenaustausch erfolgt meistens mit Hilfe der platformneutralen Beschreibungssprache XML und die Kommunikation über das Internet wird durch VPN-Tunnel sicher abgewickelt.

Neben dem Internet existiert noch ein weiterer Kommunikationskanal, der besonders in der Automobilindustrie zum Einsatz kommt. Gemeint ist das Extranet. Dies ist ein geschlossenes Computernetz, in dem registrierte Benutzer nach dem Login spezifische Informationen abrufen können. Dieses Konzept wird häufig in der B2B-Kommunikation eingesetzt.

Absatzmodelle

Der Vertriebs- bzw. Beschaffungsprozess muss evtl. unterschiedlichen Anforderungen genügen, deshalb existieren unterschiedliche Absatzmodelle.

• Geschlossenes System

Das Netz des Lieferanten und des Einkäufers müssen miteinander gekoppelt werden. Diese Form ist aufwendig in der Realisierung, da die Schnittstellen untereinander angepasst werden müssen. Verwendung von gleicher Software und Netzwerktechnologie vereinfacht die Kopplung. Typisches Beispiel für ein “Geschlossenes System“ ist das Extranet.

• Halboffenes System

Großhändler bieten ihren Kunden über standardisierte Schnittstellen den Zugriff auf interne Systeme. Über Browser kann dabei der Einkäufer aktiv seine Bestellung vornehmen und den Status abfragen. Aber auch die Nutzung der Kunden eigener Schnittstelle zum Großhändler wird durch Java Technologie möglich gemacht und angeboten.

• Offenes System

Kommt insbesondere beim Vertrieb von indirekten Gütern zum Einsatz. Der Datenaustausch findet auf Basis von Produktkatalogen statt, die meistens in größeren zeitlichen Abständen (Wochen bis Monate) von den Lieferanten per Datei bereitgestellt und vom Einkäufer geprüft werden. Die dazu nötigen Prozesse definiert das Katalogmanagement.