Geschäftsprozesse in der Praxis

aus www.iwiki.de, der freien Wissensdatenbank

Das Modellieren von Geschäftsprozessen wird von vielen Unternehmen immer noch nicht mit dem Stellenwert betrachtet den es eigentlich einnehmen sollte. Oft wird es als unproduktiv angesehen, da der Nutzen nicht sofort ersichtlich ist. Das Modellieren von Geschäftsprozessen kann einen recht hohen Aufwand bedeuten. Neben Schulungen für den Process-Owner, den Kosten für die Modellierungssoftware, werden auch die Sachbearbeiter gefordert. Deren Detailwissen ihrer Arbeitsschritte bildet die Grundlage der detailieren Modellierung. Oft trifft man schon beim Modellieren auf Unstimmigkeiten. Trotzdem sollte man davor nicht zurückschrecken. Erst wenn die Prozesse modelliert sind haben alle Beteiligten den gleichen Wissensstand und erst auf diesem Stand kann mit der Optimierung begonnen werden.

Ein optimierter modellierter Geschäftsprozess bildet auch die Grundlage für einen Workflow. Je nach verwendetem Modellierunstool kann man den modellierten Prozess einfach in das WFM-Tool importieren. Hierzu stehen mehrere Standards zur Verfügung. (XPDL, BPEL, BPMN, UML)

Seit 2005/2006 gibt es für viele Unternehmen die Pflicht zumindest die bilanzverändernden Geschäftsprozesse zu modellieren und dokumentieren. Zu diesem Zeitpunkt trat der Sarbanes-Oxley Act in Kraft.

Generische Geschäftsprozesse

Bei den generischen Geschäftsprozessen handelt es sich um Prozesse die in vielen Unternehmen in ähnlicher Ausprägung vorkommen. Hier kann man auf vorgefertigte Prozessevorlagen nach der „best-practise“-Methode zurückgreifen, die man nur noch an die eigene Unternehmensstruktur anpassen mus

Beispiele:

• Lager und Beschaffung
  • Beschaffung Material
  • Beschaffung Dienstleistung
  • Bestandsführung
  • Dispositionen
  • Erstellen von Preislisten
  • Pflege von Orderbüchern
  • Abwicklung von Angebot und Nachfrage
  • Pflege Stammdaten
  • Durchführung der Inventur

• Vertrieb
• Kundenservice
• Qualitätsmanagement
• Personalwesen

der gelebte Prozess

Mit dem Modellieren der Prozesse allein ist es nicht getan. Man kann einen Prozess noch so gut optimieren, wenn er nicht in der modellierten Form angewendet (gelebt) wird ist die Mühe vergebens. Daher ist es wichtig, dass alle am Prozess beteiligten zum einen am Modellierungsprozess beteiligt werden und ihre Vorschläge auch beachtet werden. Oft haben Sachbearbeiter detailiertere Kenntnisse über die Abläufe der Arbeitsschritte die sie bearbeiten und können Optimierungsmöglichkeiten aufdecken.

Für kurze, sich häufig wiederholende Prozesse bietet es sich an einen Workflow zu implementieren. Somit wird der Prozess automatisch in der gewünschten Weise abgearbeitet.

Schwieriger wird es für lange Prozesse an denen viele Personen und Systeme beteiligt sind. Einen integrierten Workflow zu implementieren scheitert hier häufig am Aufwand. Es werden zu viele Schnittstellen für zu viele Systeme benötigt. Als Beispiel wäre der Quartalsabschluss oder eine Support-Anfrage an die IT zu nennen. Für das Problem mit den langen Prozessen gibt es inzwischen Lösungsansätze: z.B. ein Meta-Workflow-Management-Tool.

Auch für den Bereich Support kann mit Workflows gearbeitet werden. Diese müssen jedoch so aufgebaut sein, dass sie auch für die Mitarbeiter attraktiv sind. Sonst wird auch dieser Workflow durch das "Hey Joe"-Prinzip unterwandert. Jeglicher Vorteil des schön modellierten Prozesses wäre dann dahin und der IT-Wildwuchs nimmt seinen üblichen Lauf.

Quellen

Vorlesungsskript Praktikum