Meta-Workflow-Management-Tool

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Im Gegensatz zu den üblichen Workflow Management Tools, die sich in die bestehenden Systeme integrieren, bildet das Meta-Workflow Management Tool nur eine lose Verbindung zu den Systemen.

Herkömmliche Workflow Management Tools bauen direkt auf den unterliegenden Systemen auf. Sie benötigen Schnittstellen um Daten aus den Systemen auszulesen und weiterzuleiten. Solang der Workflow nur ein oder zwei Systeme betrifft ist dies auch ohne größere Probleme möglich. Viele Systeme beinhalten schon Workflow-Systeme und lassen sich demnach leicht nachrüsten. Braucht man jedoch Schnittstellen zu vielen zueinander inkompatiblen Systemen wird er Aufwand Schnittstellen zu implementieren größer und die Umsetzung dadurch wesentlich teurer.

Hier setzt das Meta Konzept an. Anstatt sich in das System zu integrieren legt es sich darüber. Anstatt in der Workflow Oberfläche die Funktionen anzubieten wird der Benutzer nur zu dem benötigten Programm geleitet. Er erledigt seine Aufgaben im jeweiligen System und bestätigt diese dann im Workflow-Tool.

Über Attachments und Links wird der Datenfluss unterstützt jedoch nicht direkt gesteuert. Bei webbasierten Systemen kann das Tool jedoch Formularfelder selbstständig ausfüllen, so dass der Sachbearbeiter hier entlastet wird. So könnte z.B. dem aktuellen Durchgang die Rechnungsnummer angehängt werden, die das System dann beim öffnen eines Programms automatisch in das entsprechende Feld einträgt.

Beispiel aus dem Quartalsbericht:

Nachdem der Workflow angestoßen wurde bekommen alle Verantwortlichen eine Mail in der sie aufgefordert werden die Quartalsdaten ihrer Abteilung in das System einzupflegen. Natürlich könnte man diese auch automatisch auslesen und Eintragen lassen, dann wäre aber keine Kontrolle der Daten erfolgt und vorhandene Fehler nicht entdeckt worden.

Der Sachbearbeiter wird über einen Link in dieser Mail auf die Login-Maske seines Systems geleitet. Dort kontrolliert er die Daten und überträgt sie in das Abrechnungs-System. Dies kann durchaus über eine vorhandene Schnittstelle geschehen, ohne das er die Daten per Hand überträgt. Wichtig ist an dieser Stelle ehr die Kontrolle der Daten. Danach bestätigt er, dass er diese Aufgabe durchgeführt hat.

Sind alle Daten kontrolliert und erfasst läuft der Workflow weiter und benachrichtigt die Personden, die für den nächsten Schritt zuständig sind.

Vorteile

• flexibel, da bei Änderungen in den verwendeten Tools nicht der Workflow und seine Schnittstellen angepasst werden müssen.
• schnell impelementiert, da die Schnittstellen nicht implementiert werden müssen. Daher können die Workflows auch von Mitarbeitern modelliert werden, die von der dahinterstehenden IT keine Kenntnisse haben.
• geringe Kosten
• plattformübergreifend, da webbasierend

Nachteile

• keine Automation, da das System die Nutzdaten nicht bearbeitet
• keine Ansicht von Teilergebnissen im System