Workflow
aus www.iwiki.de, der freien Wissensdatenbank
Ein Workflow ist die Abstraktion eines Geschäftsprozesses. Als Workflow wird die vordefinierte Abfolge von Aktivitäten bezeichnet, die innerhalb eines Geschäftsprozesses (teil-)automatisiert ablaufen. Im Gegensatz zum Geschäftsprozess handelt es sich hierbei um die teilautomatisierte Ausführung definierter Geschäftsprozesse mit Hilfe von IT-Systemen. Menschliche Aktivitäten bzw. Entscheidungen werden dabei weitgehend auf Interaktionen mit Anwendungssystemen reduziert.
Inhaltsverzeichnis |
Teilnehmer
Einem Workflow gehören mehrere Teilnehmer an, die den Arbeitsfortschritt erzielen.
Personen
Eine Person ist in diesem Zusammenhang ein Mitarbeiter mit Zugang zu einem PC-Arbeitsplatz. Eine Person wird im Rahmen eines Workflows durch eine Kommunikationssoftware benachrichtigt und kann den Workflow mittels einer Entscheidung beeinflussen.
Personengruppen
Eine Personengruppe ist der Zusammenschluss mehrerer Personen. Die Benachrichtigung über ein Workflow-Objekt wird in der Regel allen Benutzern einer Gruppe zugeleitet, jedoch nur von einer der Personen tatsächlich bearbeitet. Beispielsweise werden in einer Kundenserviceabteilung eingehende Nachrichten an alle verteilt, jedoch letzten Endes nur von einem Mitarbeiter bearbeitet.
Rollen
Personen, die am Workflow beteiligt sind, nehmen bestimmte Rollen an. Diese Rollen regeln, wer für welchen Arbeitsschritt zuständig oder verantwortlich ist. Rollen erweitern die personengebundenen Zugriffsregeln auf die Workflow-Objekte. Eine Person kann neben den persönlichen Rechten je nach Aufgabe auch rollengebundene Rechte wahrnehmen. So hat eine Person in der Rolle Sachbearbeiter nur Zugriff auf die Daten die für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigt werden. Der Prozesseigentümer (Process-Owner) hat in seiner Rolle Zugriff auf alle Daten des Prozesses, die zugehörigen Workflow-Objekte und zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten für den Workflow.
Computer / Maschinen
Im Bereich der Produktion, als auch im Lager können an das lokale Netzwerk angebundene Maschinen einen Workflow starten. Dies kann bei Erreichen eines Wartungstermins oder einer kritischen Lagergröße der Fall sein.
Elemente
Aufgabe
Die Aufgabe stellt im Rahmen des Workflows das konkret zu lösende Problem dar.
Aktivität
Eine Aktivität wird von einem Teilnehmer ausgeführt und dient der Lösung der Aufgabe. Es wird unterschieden zwischen solchen, die eine Interaktion mit einer Person erfordern und denen, die automatisch abgearbeitet werden können. Die Aktivitäten können entweder aufeinander folgen (sequenziell) oder parallel ablaufen.
Steht von vornherein fest, welcher Teilnehmer welche Aktivität ausführt, so kann die Koordination automatisiert werden. Systeme, die diese Aktivitäten koordinieren werden Workflow-Management Systeme genannt
Schritt
Ein Workflow-Schritt bezeichnet den Übergang zwischen einer Aktivität zu einer Nachfolgenden. Dem Schritt kann Logik hinterlegt werden, so dass zum Beispiel Wartezustände und Verzweigungen auf Grund der getroffenen Entscheidung realisiert werden können. Im Workflow-Schema werden die Schritte als Verbindungslinien zwischen den Aktivitäten angezeigt.
Ergebnis
Ein (Teil-) Ergebnis wid durch eine Aktivität erarbeitet. Die Summe der vorhandenen (Teil-) Ergebnisse stellt die Lösung der Aufgabe dar.
Steuerung
Die Workflow-Engine prüft ständig an welchen Stellen des Workflows Arbeitsschritte von Vorgängen beendet sind und an die nächste Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet werden können. Unterstützt werden diese Vorgänge durch den rechnergestützten Einsatz von Textverarbeitungs-programmen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Kommunikationssystemen.
Weitere Steuerungsaufgaben der Workflow-Engine sind das An- und Abmelden sowie die Verfügbarkeitsprüfung der Workflow-Teilnehmer, die Termnierung von Zeitplänen und die Interpretation des Workflow-Schemas
